Abmahnung

1. Rechtsgrundlage der Abmahnung im Arbeitsrecht

Gemäß § 314 Abs. 2 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ist die Abmahnung Voraussetzung für die verhaltensbedingte außerordentliche (fristlose) Kündigung. Ebenfalls gilt dies auch für die ordentliche (fristgerechte) Kündigung.

2. Wann kann man auf eine Abmahnung verzichten?

Da das Instrument der Abmahnung auch aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz folgt, kann die Abmahnung nur in Ausnahmefällen entbehrlich sein. 

Auf eine Abmahnung kann man verzichten, wenn eine an sich mögliche Verhaltensänderung in der Zukunft nicht zu erwarten ist oder bei schweren Vertragsverletzungen, bei denen dem Arbeitnehmer bewusst sein musste, dass sie zur Kündigung führen, oder wenn durch das Fehlverhalten das Vertrauensverhältnis zwischen den Arbeitsvertragsparteien so erschüttert worden ist, dass es auch durch eine Abmahnung nicht wiederhergestellt werden kann. Mögliche Fallbeispiele, wobei stets eine Einzelfallbetrachtung erforderlich ist: 

• Begehen von Straftaten wie Diebstahl oder Unterschlagung, Betrug z. B. durch Abändern der Arbeitszeitkonten, Einreichen von falschen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen u.s.w.

• Gewalttaten wie auch grobe Beleidigungen gegenüber dem Arbeitgeber und Mitarbeitern

• Verrat von Betriebsgeheimnissen

• Erhebliche Verstöße gegen das Wettbewerbsverbot

3. Was sind Funktionen der Abmahnung?

Die Abmahnung hat im Wesentlichen drei Funktionen:

Dokumentationsfunktion:

Die Abmahnung dokumentiert das vertragswidrige Verhalten des Arbeitnehmers. Sie ist nicht formgebunden, sodass sie auch mündlich erteilt werden kann. Es empfiehlt sich aber, eine Abmahnung schriftlich zu erteilen, da es ansonsten zu Beweisschwierigkeiten und Unklarheiten kommen kann. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Abmahnung inhaltlich klar zu erteilen. Für den Fall einer mündlichen Abmahnung kann dies daher zu erheblichen Schwierigkeiten hinsichtlich des Inhalts führen. Daher sollte die Abmahnung schriftlich erteilt und zur Personalakte genommen werden.

Hinweisfunktion:

Durch die Abmahnung soll verhindert werden, dass der Arbeitnehmer das vertragswidrige Verhalten wiederholt. Dafür muss die Abmahnung aber dem Arbeitnehmer klar und deutlich aufzeigen, welches Verhalten gemeint ist. Die Abmahnung muss daher das Verhalten konkret bezeichnen und es muss deutlich gemacht werden, dass dies einen Pflichtverstoß gegen die arbeitsvertragliche Pflichten darstellt, der nicht geduldet wird.

4. Was muss in einer Abmahnung stehen?

Im Rahmen der Abmahung ist klar und deutlich auf das zu rügende Verhalten zu benennen und zu verdeutlichen, dass im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Hier die vier Voraussetzungen einer Abmahnung:

1. Konkrete Benennung des beanstandeten Verhaltens

2. Rüge dieser Pflichtverletzung

3. Klare und deutliche Aufforderung zu künftigem vertragstreuem Verhalten

4. Androhung eindeutiger arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall.

5. Wie konkret muss eine Abmahnung sein?

Regelmäßig liegen uns Abmahnschreiben vor, die pauschal formuliert sind. Hierdurch wird die Abmahnung bereits angreifbar, da es an einer der wesentlichen Voraussetzungen fehlt. Die Abmahnung muss stets das Fehlverhalten des Arbeitnehmers konkret bezeichnen. Es muss zudem mitgeteilt werden, gegen welche Vorschrift verstoßen wurde. Bei lediglichem Hinweis auf einen Verstoß gegen Allgemeine Regeln kann die Unwirksamkeit der Abmahnung zur Folge haben.

6. Welche Frist gilt für eine Abmahnung?

Grundsätzlich ist die Abmahnung nicht fristgebunden. Hieraus folgt allerdings nicht, dass der Zeitraum, für den abgemahnt werden soll, unerheblich ist.

Zunächst kann auch eine verfrühte Abmahnung für den Arbeitgeber Nachteile mit sich bringen. Der Arbeitgeber muss sich stets vor Augen halten, dass mit einer Abmahnung das Recht zur Kündigung verfällt. Aufgrund des abgemahnten Verhaltens kann daher nicht mehr eine Kündigung ausgesprochen werden, sondern nur im Wiederholungsfalle. Wiederholungsfall bedeutet, dass das erneute Verhalten gleichartig sein muss.

Auch für den Fall, dass die Abmahnung sehr lange zurückliegt, kann zur Entwertung der Abmahnung führen. Das Bundesarbeitsgericht geht hier grundsätzlich von einem Zeitraum zwischen ca. 2-3 Jahren aus.

7. Wie kann sich ein Arbeitnehmer gegen die Abmahnung wehren?

Folgende Möglichkeiten stehen dem Arbeitnehmer zur Verfügung:

• Aufforderung an den Arbeitgeber, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen

• Gegenvorstellung zur Personalakte reichen

• Beschwerde beim Betriebsrat oder auch beim Arbeitgeber

• Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte

8. Wann besteht Anspruch auf Entfernung der Abmahnung?

Für den Fall einer unberechtigten Abmahnung besteht die Möglichkeit für den Arbeitnehmer, diese aus der Personalakte zu entfernen zu lassen. Die Abmahnung ist unberechtigt, wenn sie tatsächlich nicht zutrifft, weil etwa der vorgeworfene Sachverhalt vom Arbeitgeber schon nicht bewiesen werden kann oder weil eine der oben benannten Voraussetzungen nicht gegeben waren.

Wichtig:

Nach der geänderten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts verliert zwar die Abmahnung ihre Warnfunktion, wenn der Arbeitnehmer sich zwei bis drei Jahre vertragsgetreu verhalten hat, dies bedeutet aber nicht unbedingt, dass die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen ist.

Der Arbeitgeber muss sie nur entfernen,wenn es kein berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung für ihn gibt.

Wichtig:

Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich nur einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses beschränkt sich dieser Anspruch nur noch auf die Einsicht in die Personalakte.

Ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte kommt dann nur noch in Ausnahmefällen in Betracht. Hierzu gehört nicht mehr, ob die Abmahnung berechtigt oder unberechtigt erteilt wurde. Ein solcher Ausnahmefall könnte darin bestehen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden könnte.

9. Ermahnung als Alternative zur Abmahnung?

Dem Arbeitgeber stehen arbeitsrechtlich aber noch weitere Instrumente zur Verfügung, um auf den Arbeitnehmer einzuwirken. Wie bereits aufgezeigt, ist es nicht immer vorteilhaft, unmittelbar eine Abmahnung auszusprechen. Auch kann dies dazu führen, dass das Verhältnis zum Arbeitnehmer erheblich angespannt ist. Daher ist dem Arbeitgeber je nach Fallgestaltung anzuraten, von dem weniger scharfen Mittel der Ermahnung Gebrauch zu machen.

Die Ermahnung ist – zieht man jetzt wieder einen Vergleich mit der Sportwelt – als Vorstufe zur „Gelben Karte“ zu werten. Sie besitzt keine rechtliche Bindung und soll dem Arbeitnehmer lediglich aufzeigen, dass man mit dem Verhalten nicht einverstanden ist.

10. Muster einer Abmahnung:

Beispiel einer Abmahnung:

[…] Am Freitag, XX.XX.2020, haben Sie Ihre Arbeit erst um 10.00 Uhr und damit 60 Minuten verspätet aufgenommen.

Damit haben Sie gegen § X Ihres Arbeitsvertrages verstoßen.

Wir erwarten, dass Sie Ihre Arbeitszeiten künftig einhalten und Ihre Arbeit pünktlich aufnehmen.

Für den Wiederholungsfall behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor, die bis hin zu einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können. [...]